要点
きちんとした返信は、短く、具体的で、次の一歩が明確です。
最初の 1 行でお礼や受領を伝え、実際に聞かれたことに答え、日付があれば次のステップを添えて、簡潔な結びで締めます。相手の丁寧さの度合いに合わせ、やり取りの言語で返信しましょう。
失礼に見える返信の多くは、無礼なのではなく、あいまいなのです。答えが 3 文の前置きに埋もれていたり、次のステップが日付ではなく「近いうちに」だったり、謝りすぎて肝心な点が伝わらなかったりします。
必要なのは言い回しの工夫ではなく、構成です。毎回同じ 4 つの要素で返信すれば早く書けますし、相手も追加の質問をせずに動けます。
きちんとした返信の 4 つの要素
どの返信も、同じ 4 つの要素で組み立てる。
各要素はたいてい 1〜2 文です。本当に書くことがないときだけ省きましょう。
受け止める
メッセージを読んだことを伝えます。「資料をお送りいただきありがとうございます」「ご連絡ありがとうございます」など。1 行で十分です。礼儀であって、本題ではありません。
答える
聞かれたことに、早めにはっきり答えます。答えが「いいえ」や「まだです」なら、率直にそう伝え、理由を 1 文で添えます。
次のステップ
次に何が起きて、誰が行うのかを伝えます。「近いうちに」より「水曜日までに」のほうが役に立ちますが、約束するのは自分で決められることだけにしましょう。
締めくくる
相手に合わせた短い結びで終えます。社内のやり取りなら「よろしくお願いします」、改まった相手なら「何卒よろしくお願い申し上げます」などが使えます。
書き方
3 段階で返信を書く。
本当の質問を見つける
まず一度読んで、相手が自分に何を求めているかを確認します。答え、判断、ファイル、日付のどれか。それが返信で届けるべきものです。
先に答えを書く
答えと次のステップを最初に書き、そのあと上に受け止めの 1 行、下に結びを加えます。
送る前に確認する
名前、数字、日付、そして自分が何かを約束することになる部分を読み返します。最後に、相手に面と向かって言える言い方かどうか、トーンを確認しましょう。
応用できる例文
多くの人が毎週書いている 4 つの返信。
どの例も、受け取ったメールと、4 つの要素を示すために書いた返信です。曜日や代わりの時間など、返信に含まれる具体的な内容は、返信する本人が決めるものです。
受領を伝える
Sam さん、第 3 四半期の予算案を添付します。ご不明な点があればお知らせください。
Priya さん、第 3 四半期の予算案をお送りいただきありがとうございます。内容を確認し、質問があれば水曜日までにご連絡します。よろしくお願いします。Sam
受け止めてから、具体的な次のステップを示します。「近いうちに」より「水曜日までに」のほうが役に立ちます。
断る・日程を変える
明日 10 時から、ローンチ計画を確認する通話に参加できますか？
お誘いありがとうございます。明日 10 時は都合がつきません。木曜日の 14 時か 15 時ではいかがでしょうか。時間が動かせない場合は、あとで議事メモを確認します。
はっきり断ったうえで代案を示すと、やり取りが前に進みます。
時間がほしいとき
ベンダー比較の進捗はいかがですか？
ご確認ありがとうございます。1 社からの見積もりをまだ待っているため、比較はまだ完成していません。金曜日までに現時点の内容をお送りし、見積もりが届き次第、完成版をお送りします。
止まっている理由を 1 文で伝え、約束は自分で決められることだけにします。
相手の言語で返信する
Hi, could you confirm the delivery is still planned for Monday?
Hi, yes, the delivery is still planned for Monday. I'll let you know if anything changes.
英語でメールが来たら、英語で返信するのが一般的にきちんとした対応です。
最初の下書きの作り方
ゼロから書くか、テンプレートか、スマート返信か。
Aureon を入れた Mac では、スマート返信が、選択したメッセージへの返信を、親しみやすい／プロフェッショナルなトーンと、標準／短め／詳しめの長さで下書きします。金曜日に参加できるかどうかなど、返信があなた自身の判断や情報に左右される場合は、推測せずに、下書きの前にどう返信したいかを尋ねます。下書きを確認してコピーするだけで、代わりに送信されることはありません。
| ユースケース | ゼロから書く | テンプレートをコピー | スマート返信の下書き |
|---|---|---|---|
| 出発点 | 白紙の返信 | 他人の言い回し | 選択したメッセージ |
| メッセージへの合い方 | 時間をかければ合う | たいてい手直しが必要 | 選択したメッセージをもとに下書き |
| あなたの判断 | 自分で書き込む | 自分で埋める | 返信が左右される場合に尋ねる |
| 送信するのは | あなた | あなた | あなた（代わりに送信されることはありません） |
どの方法で始めても、送る前に返信を読み返しましょう。
慎重になるべきとき
返信の多くは定型的。中には、より丁寧に扱うべきものもあります。
4 つの要素の構成は、ほとんどの場面で使えます。次のような場合は、送る前に特に注意しましょう。
定型
4 つの要素で返信する
- 何かを受け取ったことの確認
- 簡単な質問への回答
- 日程の調整や変更
注意して
送る前に読み返す
- 苦情や緊張したやり取り
- お金、契約、期限に関わること
- 広く転送されそうなメッセージ
まず一呼吸
急いで返信しない
- 腹が立っているとき
- まだ答えがわからないとき
- 法務や人事の表現が重要なとき
よくある質問
ビジネスメールの返信についてよくある質問。
次の返信にすぐ使える短い答えです。
01ビジネスメールにはどう返信すればいいですか？
1 行でメッセージを受け止め、聞かれたことに答え、曜日や日付があれば次のステップを示し、短い結びで締めます。丁寧さと言語は相手に合わせましょう。
02返信の書き出しはどうすればいいですか？
相手の名前と短い受け止めの言葉、たとえば「Priya さん、資料をお送りいただきありがとうございます」から始め、すぐに答えに入ります。
03返信の締めはどうすればいいですか？
次のステップを伝えてから、「よろしくお願いします」や、改まった相手なら「何卒よろしくお願い申し上げます」などの短い結びで締め、名前を添えます。
04まだ答えられないときは？
メッセージを受け止め、何を待っているかを説明し、いつ連絡するかを伝える短い返信を送ります。はっきりした仮の返信は、何も返さないより丁寧です。
05AI でビジネスメールの返信を下書きできますか？
はい。Mac では、Aureon のスマート返信が、選択したメッセージへの返信を、選んだトーンと長さで下書きします。承諾するか断るかなど、返信があなたの判断に左右される場合は、まずどう返信したいかを尋ねます。下書きを作るだけで、代わりに送信されることはなく、使う前にあなたが返信を確認します。