結論から
一度保存し、キーボードショートカットで挿入する。
Aureon では、保存したテキストを「一般的なテキスト」と呼びます。Aureon アシスタントでタイトルと本文を登録し、入力中のアプリで一般的なテキストのショートカットを押して、使いたい項目を選びます。Aureon はカーソル位置に挿入し、直接挿入を受け付けないアプリではクリップボードにコピーします。
定型文ツールの役割は、打ち直しをなくすことです。住所の記載、予約リンク、初回案内の返信、サポートの回答、請求時の言い回し、同じ質問を受けるたびに送っている段落。こうした文章は十分に安定しているので、一度保存してそのまま使い回せます。Aureon はそれらをキーボードショートカットで開くパレットに収めているため、作業中のアプリを離れずに呼び出せます。
Aureon は入力補完型ではなく、選択型です。覚えるべき文字列はなく、普通の単語を打っている最中に何かが発動することもありません。自分の意思でパレットを開き、一覧から項目を選びます。これは意図した設計上の割り切りです。略語で展開する方式は、略語を覚えてしまえば確かに速いものの、誰も想定しない場面で誤作動します。コードの識別子、パスワード欄、たまたま略語を含む固有名詞などです。
AI の部分はこれとは別に働き、定型文の集まりを単なる書類棚で終わらせないための仕組みです。保存された文面は固定ですが、実際に必要な文面は、その定型文に今日の日付を入れたもの、口調を変えたもの、別の言語にしたものであることが少なくありません。Aureon の入力フローは、選択したテキストや話した内容を受け取り、挿入前に整えられます。保存した定型文は最終的な答えではなく、出発点になります。
性質の異なる二つの課題
保存は繰り返しを解決し、AI は「惜しい」を解決します。
多くの場合、保存した定型文はそのままで過不足ありません。残りの場合は惜しいところまで来ていて、手直しする方が書き直すより手間になります。
変わらない文章はそのまま使う
署名、リンク、定型の注意書き、決まった回答は、一度保存してそのまま挿入します。書き換えが起きないので、承認した文面から表現がぶれることもありません。
惜しい文章は形を変える
保存した文面に別の口調、短い形、対応言語での表現が必要なとき、Aureon の入力フローがそのバージョンを提示します。手作業で直す必要はありません。
繰り返す決まりごとはエージェントに持たせる
書き換えが毎回同じ方針に従うなら、カスタムエージェントが口調・形式・制約を保持します。同じ指示を毎回伝え直さずに済みます。
設定
Aureon で macOS に定型文の仕組みを用意する手順。
最初の定型文を登録する
Aureon アシスタントを開き、タイトルと本文を入れて一般的なテキストを追加します。パレットで探す手がかりになるのはタイトルなので、「リンク1」ではなく「予約リンク」のように用途で名づけます。定型文が一つもない間、パレットは空のままです。
一般的なテキストのショートカットを確認する
Aureon は Option-C で一般的なテキストのパレットを開きます。ショートカットはパレット自体と、Aureon の一般的なテキストの欄に表示されているので、そこで確認できます。自分で割り当てるものではなく固定のショートカットなので、ほかのアプリが同じ組み合わせをすでに使っている場合は知っておくとよい点です。
作業中に定型文を挿入する
文章を入れたい位置にカーソルを置き、ショートカットを押して項目を選びます。Aureon は入力していたアプリに挿入します。そのアプリが直接の挿入を受け付けない場合は、クリップボードにコピーするので、ご自身で貼り付けてください。
一覧は見渡せる長さに保つ
選択型が速いのは、一覧が短いうちです。送らなくなった定型文は削除する価値があります。古い項目の代償は保存容量ではなく、パレットを開くたびに読み飛ばす一瞬だからです。
定型文が出発点にすぎないときは入力フローを使う
保存した文面が惜しいところで止まっているときは、まず定型文を挿入して選択し、そのうえで Aureon の入力フローを開始して変更内容を話します。元の文を渡せるのは選択したときだけで、Aureon が保存済みの定型文を自動で取ってくることはありません。結果は送信前に確認できる状態で残ります。
保存した文面だけでは足りなくなる場面
定型文は惜しく、手直しこそが本題という二つの例。
これらは説明のための例であり、顧客の実績ではありません。どちらも、まず定型文を挿入し、それを元の文として選択したうえでの操作です。Aureon が保存済みの定型文を自動で探してくることはありません。書き換えが役に立つのは、事実・リンク・約束・口調がそのまま残る場合だけです。
初回案内の定型文を挿入し、以前ご利用いただいたお客さま向けに削る
初回案内の定型文を自分で挿入して選択し、そのうえで「導入部分を削って設定手順から始める形にして」と話します。
またお使いいただけて嬉しく思います。設定からそのままお進みいただけます。ワークスペースはすでにご用意がありますので、手順2からで問題ありません。ご一緒に確認したい場合は、同じ予約リンクをそのままお使いいただけます。
設定手順と予約リンクは、挿入した定型文から来ています。その定型文が書き換えの元の文です。指示が取り除いたのは、この読み手には当てはまらない部分だけです。
配送日数の定型文を挿入し、英語にする
配送日数の定型文を自分で挿入して選択し、そのうえで「顧客向けに英語にして」と話します。
Orders ship within 2 business days and delivery takes 3 to 5 business days. If you need it sooner, let me know and I will confirm whether that is possible.
日数と条件つきの申し出は、選択した定型文からそのまま保たれています。これは確認できる書き言葉の出力であり、同時通訳ではありません。
文章に合った手段を選ぶ
保存した定型文と AI の書き換えは、仕事の別々の半分を担います。
どちらか一方で足りるわけではありません。判断の分かれ目は、今日の文面が前回と同じかどうかです。
| ユースケース | 保存した定型文 | AI 入力フロー |
|---|---|---|
| 向いている場面 | 文面がすでに確定している | 文面が惜しいところで合わない |
| 得られるもの | 保存したとおりの文章 | 確認するための整えられた下書き |
| 速さ | ショートカット一つと選択一回 | 指示を一つ、そのあと確認 |
| 文面の制御 | 固定で予測できる | 変わるので読む必要がある |
| ほかの言語 | 言語ごとに定型文を保存 | 対応言語で確認できる文章を生成 |
| 繰り返す決まりごと | 定型文そのものが持つ | カスタムエージェントが持つ |
Aureon のパレットは入力中に略語で発動するのではなく、ショートカットで意図的に開きます。そのため、コードや識別子、パスワード欄で誤作動することはありません。
判断の目安
保存するか、整えるか、いったん止まるか。
最も安全なのは、必要最小限の変換にとどめ、細部の誤りが結果を左右しかねない文章にだけ、読み直しの時間を確保するやり方です。
保存する
文章が固まっている
- リンク・住所・署名
- 繰り返される質問への承認済みの回答
- 送るたびにぶれてはいけない文面
整える
状況が変わった
- 読み手が違う、あるいは短くしたい
- 対応しているほかの言語にしたい
- 保存した文面と口調が合わない
いったん止まる
細部一つで結果が決まる
- 金額・日付・期限・約束
- 法務・医療・金融に関わる表現
- 読み直さずに送るすべての文章
定型文を揃える前に
Mac の定型文ツールについてよくある質問。
それだけで足りるなら、標準のテキスト置換から始めてください。保存した文章が最終形ではなく出発点になることが多いなら、AI の手順を伴う定型文の仕組みを足す価値があります。
01macOS に定型文の機能はありますか。
システム設定 > キーボード > 入力ソースにある「テキスト置換」が該当します。入力中に短い略語を長い語句へ置き換えるもので、短く安定した置換にはよく向いています。単純な置換機能なので、文面を整えたり、口調を変えたり、別の言語にしたりはしません。そこから先で別のツールが役に立ちます。
02定型文ツールとは何ですか。
繰り返し送る文章を保存しておき、入力中のアプリに戻して挿入する仕組みです。同じ段落を打ち直さずに済みます。入力した略語で発動する方式もありますが、Aureon はキーボードショートカットで開いて一覧から選ぶパレット方式なので、コードやパスワード欄で発動することがありません。
03Aureon で Mac の定型文を使うにはどうしますか。
Aureon アシスタントでタイトルと本文を入れて定型文を追加し、入力している場所で一般的なテキストのショートカットを押してパレットから選びます。Aureon はカーソル位置に挿入し、直接挿入を受け付けないアプリではクリップボードにコピーします。
04入力中に略語が自動で展開されますか。
いいえ。Aureon の一般的なテキストのパレットは、キーボードショートカットで意図的に開き、一覧から項目を選ぶ方式です。入力による起動の合図がないため、変数名やパスワード、登録した略語をたまたま含む単語を打っている最中に、予期せず展開されることはありません。
05単なる定型文の保管庫ではなく、AI 定型文ツールと呼べるのはなぜですか。
保存の側はあえて忠実です。保存した定型文は、書いたとおりに挿入されます。AI の側はそれとは別の手順で、保存した文面が惜しいところで合わないときに呼び出します。短くする、口調を変える、対応しているほかの言語で表現する、といった場合です。従来型の定型文ツールは保存した文面を返すことしかできません。ここで大切なのは両方を持ち、文面ごとに選べることです。
06どの Mac アプリでも定型文を使えますか。
Aureon は、パレットを開いた時点で入力していたアプリに挿入します。プログラムからの文字入力を受け付けないアプリもあり、パスワード入力などの保護された欄は設計上これを拒否します。その場合、Aureon は定型文をクリップボードにコピーするので、ご自身で貼り付けてください。
07定型文はいくつくらい持つのがよいですか。
一覧を見渡せる長さに保ってください。Aureon は入力する略語ではなく選択方式なので、項目が増えるたびに、覚える手間ではなく読む時間が増えます。送らなくなった定型文を削除しておくと、パレットの速さが保たれます。
08無料で使える定型文の選択肢はありますか。
macOS のテキスト置換は Mac に標準で含まれており、費用はかかりません。短く固定された置換であれば、それが正解です。Aureon は有料のアプリです。現在のプランと試用については料金ページをご覧ください。単純な置換で本当に足りるなら、小さい方の道具を選んでください。
09定型文は複数の Mac で同期されますか。
一般的なテキストは、作成した Mac 上の Aureon ワークスペースに保存されます。複数の端末で同じ定型文に頼る場合は、どこでも表示されると考える前に、ご自身の環境で動作を確認してください。
10毎回書き換える差し込み欄を定型文に入れられますか。
一般的なテキストは固定の文章として保存・挿入されるため、入力を促す項目はありません。可変部分が毎回変わる場合は、安定した部分だけを保存し、残りを Aureon の入力フローで補うのが現実的です。変わる文面をテンプレート化せず、確認の対象として残せます。